La question des charges récupérables auprès du locataire se règle en théorie très simplement : un décret de 1987 en fixe la liste, et cette liste est limitative. Tout ce qui n’y figure pas reste à la charge du propriétaire, quelle que soit la logique économique invoquée. En pratique, les litiges sont fréquents, parce que la frontière passe souvent au milieu d’une même dépense : l’entretien d’un ascenseur est récupérable, son remplacement ne l’est pas ; le salaire du gardien l’est partiellement, selon les tâches qu’il accomplit réellement.
1. Le principe de la liste limitative
Les charges locatives, ou charges récupérables, sont des dépenses avancées par le propriétaire mais qui correspondent à des services dont le locataire bénéficie directement. Le décret du 26 août 1987 en dresse la liste exhaustive : ni le bail, ni un accord entre les parties ne peuvent y ajouter un poste.
Trois grandes familles
La liste s’organise autour de trois logiques : les services liés au logement et à l’usage de l’immeuble (eau, chauffage collectif, ascenseur), les dépenses d’entretien courant et de menues réparations des parties communes et des espaces extérieurs, et certaines taxes correspondant à des services rendus.
La règle qui tranche presque tous les cas
Une dépense est récupérable si elle relève de l’usage courant et de l’entretien. Elle ne l’est pas si elle relève de l’investissement, de la vétusté ou de la mise aux normes. Cette distinction explique pourquoi entretenir une chaudière collective figure dans la liste, alors que la remplacer n’y figure pas.
2. Charges récupérables locataire : la liste poste par poste
| Poste | Récupérable | Précision |
|---|---|---|
| Eau froide et chaude des occupants | Oui | Consommation individuelle et communes |
| Chauffage collectif | Oui | Combustible et entretien courant |
| Entretien de l’ascenseur | Oui | Contrat d’entretien courant, pas les gros travaux |
| Électricité des parties communes | Oui | Éclairage, minuteries |
| Produits et personnel de nettoyage | Oui | Y compris petit matériel |
| Entretien des espaces verts | Oui | Tonte, taille, remplacement de végétaux d’agrément |
| Taxe d’enlèvement des ordures ménagères | Oui | Refacturée au centime près |
| Entretien de la VMC et des conduits | Oui | Ramonage, vérification annuelle |
| Menues réparations des parties communes | Oui | Remplacement d’ampoules, de boutons de commande |
Le cas particulier du gardien
La rémunération du gardien ou du concierge suit une règle de proportion souvent mal appliquée : elle est récupérable à hauteur de 75 % lorsqu’il assure à la fois l’entretien des parties communes et la sortie des ordures ménagères, et seulement à hauteur de 40 % lorsqu’il n’assure qu’une seule de ces deux missions. Vérifier laquelle des deux situations s’applique est l’un des premiers réflexes en cas de contestation.
3. Ce qui reste à la charge du bailleur
Pour un copropriétaire bailleur, la difficulté tient au fait que l’appel de charges du syndic mélange les deux catégories. Le décompte reçu en assemblée se répartit selon les tantièmes et ne distingue pas spontanément ce qui est refacturable : c’est au bailleur de faire le tri, poste par poste, à partir des annexes comptables. Nos articles sur les tantièmes de copropriété et sur l’appel de fonds en copropriété détaillent la logique de cette répartition.
4. Provisions et régularisation annuelle
Deux modes de facturation coexistent, et ils n’emportent pas les mêmes obligations.
Les provisions avec régularisation
C’est le régime de droit commun en location vide. Le bailleur appelle chaque mois une provision, estimée d’après les charges de l’année précédente ou le budget prévisionnel de la copropriété, puis procède à une régularisation au moins une fois par an, en comparant les provisions encaissées aux dépenses réelles. Le solde est remboursé ou appelé selon le sens de l’écart.
Le forfait de charges
En location meublée, et en colocation à bail unique, le bailleur peut opter pour un forfait mensuel. Ce montant, fixé dans le bail, ne donne lieu à aucune régularisation : il ne peut être ni revu à la hausse en cours de bail au-delà de l’indexation prévue, ni contesté sur les consommations réelles. Le forfait doit rester proportionné aux charges réellement supportées.
5. Contestation et délais
Le décalage entre les provisions appelées et la régularisation constitue la première source de litige, en particulier lors des changements de locataire en cours d’exercice.
- Prescription de trois ans : le bailleur ne peut réclamer un arriéré de charges au-delà de trois ans, et le locataire dispose du même délai pour réclamer un trop-perçu
- Régularisation tardive : lorsqu’elle intervient plus d’un an après l’exercice concerné, le locataire peut demander un étalement du paiement sur douze mois
- Départ en cours d’année : la régularisation s’opère au prorata du temps d’occupation, une fois les comptes de l’immeuble arrêtés — ce qui peut intervenir plusieurs mois après le départ
- Recours amiable d’abord : demande écrite des justificatifs, puis saisine de la commission départementale de conciliation, gratuite, avant toute procédure judiciaire
6. FAQ — Charges récupérables
- La taxe d’enlèvement des ordures ménagères est-elle récupérable ?
- Oui, intégralement. Elle figure sur l’avis de taxe foncière du propriétaire, qui la refacture au locataire pour son montant exact. La taxe foncière elle-même, en revanche, ne l’est jamais.
- Le locataire peut-il exiger les factures ?
- Il peut demander à consulter les pièces justificatives pendant les six mois suivant l’envoi du décompte. Le bailleur n’est pas tenu d’en fournir des copies, mais doit permettre leur consultation, y compris sur support dématérialisé.
- Que se passe-t-il si aucune régularisation n’a été faite depuis des années ?
- Le bailleur peut encore régulariser, mais uniquement sur les trois dernières années. Le locataire peut alors demander à échelonner le paiement du solde sur douze mois, la régularisation intervenant plus d’un an après l’exercice concerné.
- L’entretien de la chaudière individuelle est-il une charge récupérable ?
- Pour une chaudière individuelle, l’entretien annuel incombe directement au locataire au titre des réparations locatives : il n’entre pas dans les charges récupérables, puisqu’il n’est pas avancé par le bailleur. Le remplacement de l’appareil, lui, reste à la charge du propriétaire.